会计档案收集、鉴定、归档、整理

　　保管、保密、转递、利用制度

　　会计档案是国家档案的重要组成部份，也是单位的重要档案之一。它不仅是经济活动的历史记录，而且是信息资源的一部分，既是经济效果的综合反映，又是制定经济政策、进行科学决策、实行综合平衡的依据，也是开展财务分析、会计监督和改善管理的工具。为进一步加强本办会计档案业务建设，提高科学管理水平，使会计档案更好地为单位发展和各项工作服务，特制定本制度。
三、 会计档案的收集与整理
（一）会计档案的收集要求：

　　1、将在经济管理活动中形成的会计核算文件材料收集齐全完整，整理组成案卷，按规定在综合档案室保管。任何人都不得隐匿、私藏、分散或无故销毁会计档案。
2、每年形成的会计档案，应当由财务人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，在综合档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。
3、遵循会计工作各个环节的自然形成规律，每月会计结算完，要整理装订记账凭证，每年度终了后要整理装订会计账簿、财务报告和其他会计资料。
4、收集工作要保证会计档案的齐全、完整、准确。
（二）会计档案的收集范围：

　　会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专用材料。
1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3、财务报告：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专用材料。
（三）会计档案的整理
1、会计凭证的整理：①折叠要规范，附件要齐全整齐。②拆除金属物，破损要修补。③凭证号码要复查，装订要结实。装订的厚度，一般为2.5公分，最厚不得超过3.5公分。④封面内容要标明。盖齐印章，以示责任。
2、会计账簿的整理：会计账簿可在年终决算以后按账簿种类进行整理立卷。①检查账簿的扉页，有无填写"账簿启用表"，"经管人员一览表"及"账户目录"。②将活页账簿内的空白页抽出，分别在会计科目账页的右上方编上总页数和分页数；装订时要加封面、封底，并加盖档号章，填写全宗号、目录号、案卷号。总页数在150页左右，最多不超过200页。③对固定账簿，需在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线，以示结束使用，并在会计档案案卷备考表中，详细记明使用账页的页数和空白账页的页数。
3、财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、各种财务报告按会计报表的编号顺序排列、必要文字说明材料、财务报告封底构成。年度终了后，将1-12月份的财务报告，按季度顺序排列整齐，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。
4、其他会计核算专业材料整理：按其保管期限分别立卷。
5、加盖档号章。
（四）会计档案的编号与排列
会计档案的一级属类按报表、账簿、凭证、工资单及其他设置。按属类编案卷号，其结构模式为大类代号+分类号+目录号+案卷顺序号。如图：

档号一般包括：全案号、分类号、目录号、案卷号等。
本办财会类档案号=年度号+财会档案分类号+案卷号，其模式如下图：

（五）会计档案案卷目录的编制
编制会计档案的案卷目录做法采用分类编制法，即将若干年度形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计文件材料四大类各编一
本目录。一式两份，其中一份由会计部门保管供日常使用，一份连同会计档案一同移交档案室。
（六）会计档案的归档与交接
1、归档时间与形式：本单位每年形成的会计档案，应当由会计部门按归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应由会计部门编制移交清册，移交综合档案室统一保管。
2、会计档案的交接：当年财务档案，在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年，期满后的翌年六月底前由财务部门的兼职档案员制出移交清单一式两份连同案卷移交综合档案室，经双方核对无误后签章，双方各留一份备查。
四、 会计档案的保管与利用
（一）会计档案保管工作的要求：
1、贯彻"以防为主，防治结合"的原则，以防会计档案损坏和丢失，尽量消除损坏会计档案的自然条件环境因素的影响，最大限度地延长会计档案的寿命。
2、保管人员要有强烈的事业心和高度的责任感。
3、为会计档案保管工作建立必要的规章制度。
4、为会计档案保管工作提供必要的物质条件。
（二）会计档案保管与保护的措施
1、会计档案装具：归档的会计档案要装入档案盒，以减少在频繁利用、存放时的磨损，又能有效地防光、防尘以及有害气体直接对档案的危害。而且存放整齐、美观、搬动方便。
2、建立会计档案登记簿，此簿是会计档案入库保管的第一道工作程序。
3、会计档案的排放，按年度分类依次排放。
4、编制会计档案存放位置索引。会计档案保管标签可贴在箱柜上。要编制存放位置索引，便于查找和取放。
5、会计档案的保护条件及防护措施：主要是防火、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防鼠等防护措施。
（三）会计档案信息资源的开发利用
1、为会计检查和审计工作提供系统真实的材料。
2、为会计人员提供系统、准确的材料。
3、为日常查考及时提供所需的材料。
（四）提供利用会计档案应注意的问题：
1、建立健全借阅制度。
2、严格借阅手续。本单位人员因工作需要借阅时，需会计主管人同意，外单位查阅，要持单位介绍信，经档案部门和财务部门主管负责人签字后，在指定地点查阅。
3、确保原件的完整和安全。无论何人查阅，均不得在会计档案上做任何标记，不得折叠、涂、改和污损，更不能拆毁原卷册，抽换会计凭证和账页，不得造成遗失和泄密事故，违者应视情节轻重进行严肃处理。
4、把好复印、摘抄材料的审查、使用关。利用者需复印、摘抄会计档案资料时，需经档案人员审查签字。并经财务主管人审查批准后才能交付利用者。

五、会计档案的鉴定

（一）会计档案的鉴定方法：
1、立卷过程中的初步鉴定：
会计凭证（包括原始和记账凭证）：一般保管期限为10-15年。
会计账簿：一般保管15年，其中现金出纳账、银行存款账、保管25年。
财务报告：本单位的年度财务报告（决算）一律永久保存。其余一般保存在15年以内。
其他类：银行对账单保管5年，会计移交清册保管15年，会计档案保管清册，销毁清册永久保管。
2、移交档案部门后的复查鉴定：定期对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定或延长其保管期限，或确定销毁。
3、销毁前的终审鉴定：对保管期满，应予销毁的档案，可由保管会计档案部门共同鉴定，认定其确无保存价值时，才能作出销毁的结论。
保管期限的划分
各种会计档案的保管期限、根据其价值、特点和作用，分为永久、长期和短期三类，其中长期保管的为25年，短期保管为3年、5年、10年、15年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
（二）库房管理
1、归档的载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，并应做到避光、防尘、防变形。
2、要保持适宜的温、湿度。对保存软盘的库房来说，库内温度应在温度15oC-27oC、相对湿度40%-60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3oC，相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18oC相对湿度是40%。
3、要远离磁场。
（三）管理人员的职责
1、对计算机会计软件档案的管理。
2、做好对计算机会计档案的保密。必须对源程序和数据库予以加密，未经财会负责人批准，任何人不得解密；会计数据（磁盘）未经单位领导批准，不得拷贝给制度规定以外的单位；源程序未经版权所有者同意，不得拷贝复制，更不得转让。会计数据软盘，不得带出档案室外，不得丢失；在保管期间不得随意乱放，不得放在不符合保存条件的环境下保存，以防会计数据的自行丢失。
3、对计算机会计软件的备份及恢复。要设立备查登记簿，认真登记备份的时间、数量及保管方式，需要进行数据恢复的错误类型、恢复的时间、恢复到最近状态的具体日期等。
4、防范计算机病毒及其传染。外出工作使用备用盘，在软盘上贴写保护标签，不要在带有病毒的计算机上使用软盘，也不要在计算机上使用带有病毒的软盘，要定期或不定期地对计算机硬盘和软盘进行病毒检测等。严格预防病毒传染，破坏会计软件系统。